Regelverk dugnadsmidler

 Norsk Zoologisk Forening – Sørlandsavdelingen

Regelverk for disposisjon av midler opptjent ved dugnadsarbeid under foreningsprosjekter

Sak: Medlemmene i foreningen har de siste årene bidratt i en rekke dugnadsprosjekter av forskjellig type og med offentlige etater eller stiftelser som oppdragsgivere. Til forskjell fra alminnelig dugnad, er disse prosjektene betalt, og betaling for utført oppdrag/skjøtsel settes inn på foreningens konto. Normalt vil penger som en forening tar inn gjennom medlemmenes dugnadsaktivitet benyttes til drift av foreningen, dvs. som fellesgode, ikke individuelle goder. Imidlertid har man for de såkalte skjøtselsprosjektene, som omfatter prosjekter for å bevare og/eller øke biologisk mangfold, samt for prosjekter tilknyttet drifting av insektfeller for biologisk kartlegging, tillatt at den enkelte deltager kan benytte ”sine” dugnadsmidler til naturrelaterte anskaffelser, så som litteratur, kurs, naturrelaterte reiser, naturrelatert utstyr og feltutstyr. Etter fremvising av kvittering på slik anskaffelse kan beløp overføres (refunderes) fra NZF konto og til den enkelte.

Denne løsningen har fungert bare delvis, og gitt mye ekstraarbeid for kasserer og regnskapsmessige vansker. Derfor har styret nå utarbeidet regler for fortsatt uttak av dugnadsmidlene. Disse reglene trer i kraft straks, og gjelder følgelig også gjenstående midler (pr 31.12.16)

Bindende bestemmelser for drift av prosjektkonto i regi av NZF

1. Den prosjektansvarlige for skjøtselsprosjektet har ansvaret for å føre timeliste over prosjektet hvor det – med fortløpende arbeidsdato - fremgår hvem som har jobbet og hvor mange timer den enkelte dugnadsdag.

2. I slutten av hvert kalenderår og for øvrig på forespørsel fra den enkelte deltager, skal den prosjektansvarlige oversende oversikt til den enkelte hvor arbeidsdatoer og timer (evt. sum) fremgår. Den prosjektansvarlige har anledning til selv å føre dugnadstimer for eget arbeid med dette bokholderansvaret.

3. Når medlemmer ønsker å belaste sin del av konto med relevante utgifter, jf innledningen, skal faktura godkjennes av prosjektansvarlig, som så a: oversender til kassereren beløp, kontonummer/navn samt prosjekt som overføringen gjelder, b: avstemmer gjenstående sum for det aktuelle medlem.

4. Penger kan kun tas ut det kalenderåret de er opptjent, samt i etterfølgende år. Dette gir i snitt 1,5 år mellom opptjening og siste dato for uttak. Midler som ikke er disponert ved fakturafrist 20.12 året etter at beløpet er inntjent, tilfaller foreningen. Eksempel; inntjening fra skjøtselsdugnad 20 mai 2016 kan benyttes hele 2016 og hele 2017. Eventuell rest ikke tatt ut pr 20.12.17 går inn i foreningskassen til vanlig drift; bevertning, turer o.a..

5. Årsaken til at man har valgt 20.12 som kontosluttfrist i stedet for formell årsfrist 31.12, er for å unngå at overføringer og utbetalinger kommer så sent at ubetydelige feil (kontonummer/feil beløp o.a.) gjør at overføring ikke kan sluttføres innen kalenderåret.

6. Overgangsperiode: Dugnads/skjøtselsmidler som pr desember 2016 står på konto ved NZF er inntjent ved flere forskjellige år. Av hensiktsmessighetshensyn behandles disse alle som opptjent i 2016, og for alle innestående dugnadsmidler gjelder at disse midlene må benyttes i løpet av 2017 med 20.12.17 som siste frist. For dugnader som gjennomføres i løpet av 2017 vil det tilsvarende være 20.12.18 som er siste frist for uttak.

7. Uttaksfristen på 20.12 hvert år gjelder oversendelse av utbetalingsordre fra prosjektleder og til foreningens kasserer, jf pkt 3. For oversendelse av utbetalingsanmodning fra den enkelte prosjektdeltager og til prosjektleder, se punkt 8.

8. Prosjektleder setter selv en frist for når faktura/krav fra den enkelte prosjektdeltager må være i hende for at fristen iht. Pkt 7 holdes. Det kan eksempelvis være rimelig at siste frist for fakturaer fra prosjektdeltagere må være prosjektlederen i hende pr 1/12 så prosjekt-lederen har tid nok til sitt bokholderi før oversendelse av krav til kassereren innen 20/12.

9. Prosjektbudsjettene, herunder føring av timelister, utbetalingsanmodninger o.a. er i sin helhet prosjektleder sitt ansvar, NZF kasserer sitt ansvar skal begrenses til å overføre prosjektmidler til prosjektdeltagere iht. prosjektleder sine anvisninger.

10. Pr 31.12 hvert år overføres sjablongmessig de eventuelle dugnadsmidler som har oversittet toårsfristen, jf pkt 4 og 6 til driftskontoen for Zoologisk Forening. Prosjektleder oppdaterer sine prosjektmedarbeiderskjema tilsvarende.

Styrevedtak pr 6. februar 2017.

NZF – Sørlandsavdelingen